Bedrijfsvoering

Het bieden van een goede dienstverlening en het realiseren van de doelstellingen van de gemeente Hilversum start bij een gezonde bedrijfsvoering. Het doel van de bedrijfsvoering is om het primaire proces optimaal te ondersteunen in het uitvoeren van haar opgaven van de stad behorende bij het coalitieakkoord Hilversum Koesteren.

We komen voor steeds meer complexe opgaven te staan. Verduurzamen, klimaat-adaptatie, versnellen van woningbouw, IHP, vormgeven van de transformatie sociaal domein, bestrijden van ondermijnende criminaliteit, de digitalisering van de samenleving, het oplossen van bereikbaarheidsvraagstukken en het behouden van werkgelegenheid, het zijn de opgaven en thema’s die spelen in Hilversum.  Om deze opgave te kunnen realiseren is een stabiele en wendbare organisatie noodzakelijk. Kortom een organisatie die haar basisprocessen op orde heeft, investeert in de samenwerking met ketenpartners en kan omgaan met en inspelen op veranderingen in de samenleving en daarover adequaat en integraal kan adviseren.

Stimulansen om de kwaliteit van onze organisatie verder te ontwikkelen of versnellen zijn essentieel om te kunnen blijven voldoen aan onze gemeentelijke opgaven. De komende jaren richten wij ons op het versterken van ons netwerk, strategisch HRM, het vergroten van de data gedreven sturing en het verbeteren van de informatiehuishouding en technologieën en ook de bijbehorende informatiebeveiliging.

Versterken van ons netwerk
Het belang van zowel landelijke als regionale samenwerking is groot en dit zal ook zo blijven. Enkele belangrijke netwerken waarin wij participeren zijn: Metropoolregio Amsterdam (MRA), 
G40- stedennetwerk, Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) en de ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht. 

Metropoolregio Amsterdam (MRA)  
De MRA is een samenwerkingsverband van 32 gemeenten, 2 provincies en 1 vervoerregio. Voor de regio Gooi en Vechtstreek, waar ook Hilversum onderdeel van is, is de MRA een logische schaal van samenwerking op ruimtelijk-economische opgaven en biedt het de mogelijkheid direct of indirect te kunnen lobbyen voor een sterke regio. De komende periode willen we met de gemeenten in de regio in gesprek over het versterken van de positie van Hilversum in de Metropoolregio Amsterdam (MRA).  

G40  
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. Daarnaast zoekt het stedennetwerk zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de G4, het IPO en Platform31.  

Regio ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht  
Samenwerking met de regio Utrecht is noodzakelijk. De Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht is een uitkomst van deze samenwerking.  
Deze organisatie heeft drie kerntaken: ondersteunen van bedrijven op het vlak van business development, trade & invest en kent een investeringsfonds. De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht, bestuurlijk betrokken bij de Human Capital Agenda Regio Utrecht en partner van de Data en Kennishub Gezond Stedelijk Leven. 

Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG)  
De VNG is de koepelorganisaties van de gemeenten in Nederland. De VNG ondersteunt de gemeenten bij de uitvoering van hun beleid. De vereniging informeert en adviseert gemeenten over actuele ontwikkelingen.  

We zijn een moderne en aantrekkelijke werkgever. We waarderen onze medewerkers.  
De werving van nieuwe collega’s is, met de steeds krapper wordende arbeidsmarkt, een uitdaging. Snelheid van handelen, persoonlijke aandacht voor kandidaten en het onderstrepen van de aantrekkelijkheid van Hilversum als gemeente om voor te werken, zijn hierbij de sleutels waar we invloed op hebben. Hilversum is aantrekkelijk als werkgever gezien de omvang van de organisatie. Groot genoeg voor een diversiteit aan opgaven en functies, klein genoeg om alle betrokkenen in een project of opgave daadwerkelijk te kennen. Om de zichtbaarheid naar buiten van onze vacatures te versterken wordt een aparte landingspagina op de vernieuwde website gerealiseerd.
Het aantal vacatures op jaarbasis ligt tussen de 120 en 140. Verwachting is dat dit stijgt. Dat vraagt meer inspanning en creativiteit van zowel recruitment als het management. Onze eigen recruiter werft zelf actief via de online media, indien nodig wordt gebruik gemaakt van recruitment bureaus. Ook vernieuwen we onze procedures door speeddates, meet & greets etc. Op dit moment vervullen we nog voor het overgrote merendeel onze vacatures. Echter, de markt wordt krapper en er zijn vakgebieden waar de krapte wel merkbaar is. Voor de moeilijk vervulbare functies wordt noodzakelijkerwijs een beroep gedaan op tijdelijke inhuur en/of detacheringsbureaus om de continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen. Vooralsnog zijn de moeilijk vervulbare functies vooral op het gebied van de civiele techniek, toezichthouders wegen/civiel, op juridisch vlak, financiën en IT.   

Hybride werken  
De coronacrisis met een lange periode van (voor vele medewerkers) thuiswerken, heeft de manier waarop we naar ons werk kijken en de (digitale) mogelijkheden flink veranderd. Thuis én op kantoor werken, het hybride werken, dat blijven we combineren. Hybride werken gaat ook over veilige apparatuur en op een andere manier – meer op afstand - met elkaar samenwerken. Het kantoor wordt een plek om te ontmoeten en samen te werken. Daarmee worden er andere eisen gesteld aan huisvesting en digitale hulpmiddelen. Kortom, hoe we omgaan met het hybride werken is een groeipad dat wij de komende jaren verder vorm gaan geven. Ook vanuit het perspectief van aantrekkelijk werkgeverschap is het kunnen werken in autonomie en flexibiliteit maar ook op een werkplek kunnen werken met collega’s van groot belang. 

Investeren in ontwikkeling  
Investeren in de ontwikkeling van medewerkers en management is belangrijk en voor veel medewerkers een voorwaarde zich aan een organisatie te binden. Individuele opleidingen, concern brede opleidingen en managementontwikkeling dragen hieraan bij. Net als het leren van de ervaring in de praktijk en het reflecteren hierop. Via het online leerplatform de Hilversum Academie wordt een  uitgebreid aanbod gedaan aan medewerkers, met verplichte onderdelen daar waar het gaat om het inwerken als nieuwe collega, omgaan met privacy en het vergroten van integriteitsbewustzijn voor iedereen. Naast het aanbod op de academie kunnen medewerkers ook individuele opleidingen volgen en worden er ook in-company trajecten georganiseerd.
Aan de hand van de strategische personeelsplanning bepalen wij op team of individueel niveau welke ontwikkelingen er nodig zijn om het werk en de opgaven die voor liggen op de beste wijze te kunnen realiseren.  

Investeren in de vitaliteit  
Naast de professionele ontwikkeling, op individueel en teamniveau, blijft Hilversum ook investeren in de vitaliteit van medewerkers. Medewerkers worden hoe dan ook geïnspireerd om meer te bewegen en aan hun gezondheid te werken. Dit doen we door jaarlijks een Vitaliteitsweek te organiseren en tussentijds met diverse aansprekende activiteiten. 

Investeren in diversiteit en inclusiviteit  
InHilversum vinden we het belangrijk dat iedereen optimaal kan deelnemen, ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, gender, inkomen, talent en beperking in de samenleving. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor Hilversum als inclusieve werkgever, waar de samenwerking loopt met Diversiteit in Bedrijf, kenniscentrum van de Stichting van de Arbeid. Veranderingen volgend op het wetsvoorstel “Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie” worden gevolgd. Daarnaast neemt Hilversum ook deel aan de Nederlandse Inclusiviteit Monitor (NIM). De NIM bestaat uit twee onderdelen: de Beleidsscan Inclusiviteit en de Medewerkersscan Inclusiviteit. Aan de hand van de resultaten van de beleids- en medewerkersscan worden aanbevelingen gegeven in de vorm van een rapport om het diversiteitsbeleid verder te optimaliseren (https://www.nederlandseinclusiviteitsmonitor.nl/de-monitor). 

Data gedreven werken is het verzamelen, analyseren en inzetten van data om keuzes te kunnen baseren op feiten. Data moet worden omgezet in informatie en deze informatie helpt ons bij het verkrijgen van specifieke kennis. Data gedreven werken is een ontwikkelproces en een data gedreven organisatie realiseren kost tijd. De organisatiecultuur moet hier klaar voor zijn (wendbaar) en datakennis en applicaties moeten hiervoor opgebouwd worden. Hilversum heeft inmiddels stappen gezet om het data gedreven werken te introduceren en daarmee ook het opgavengericht werken. De data geven immers inzicht in onze opgaven in de stad, beleidsvorming en onderliggende processen met een goede centrale datastrategie. De komende periode gaat Hilversum stapsgewijs verder bouwen aan de basis benodigdheden om het data gedreven werken mogelijk te maken. Denk hierbij aan het vastleggen en uniformiseren van werkwijzen, architectuur en toegang. Daarnaast worden er inspiratiesessies met de stad en bestuur georganiseerd om ideeën op te doen. De open databeweging krijgt meer vorm en innovatieve oplossingen worden omarmd. Het borgen van privacy en informatiebeveiliging zijn hierbij essentieel. Dit laatste wordt gedaan in co creatie met een stadspanel en andere stakeholders in de stad.

We leven immers in een wereld waarin de technologische ontwikkelingen razendsnel gaan. De I-visie geeft hierin richting en helpt ons om te zorgen dat wij een meerwaarde leveren voor onze samenleving en een optimale dienstverlening aan inwoners en bedrijven leveren. De informatievoorziening moet modern, wendbaar, solide en breed toegankelijk zijn. Dat realiseren wij in samenwerking en co-creatie met inwoners maar ook in netwerken(G-40) en met externe partners. De komende periode staat in het teken van het verder realiseren van deze I-visie, waarbij het een aantal noodzakelijk is om kernapplicaties te vervangen. De komende jaren worden onder andere het financieel systeem, onderdelen van het belastingsysteem en het parkeersysteem aanbesteed. De realisatie van de I-visie vraagt om investeringen in kennis, kunde, tijd en geld.

De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en de betrouwbaarheid van informatie (privacy en controleerbaarheid) zijn van groot belang; informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan hierbij centraal. Aandacht voor informatiebeveiliging en privacy is continue en in toenemende mate nodig omdat de wereld om ons heen verandert waarbij het noodzakelijk is om die veranderingen bij te houden. Voorbeelden hiervan zijn het hybride werken (deels op kantoor en deels elders) en de opkomst van Software as a Service (SaaS) waarbij data en applicaties op externe locaties bij clouddienstverleners staan. Hilversum verwerkt veel privacygevoelige persoonsgegevens. Om de veiligheid van deze gegevens te borgen moet worden voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast richten wij ons de komende jaren op het verder toepassen en naleven van de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). We auditen jaarlijks, op basis van de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) onze informatievoorziening om de kwaliteit van de informatiebeveiliging te verantwoorden. Verder rapporteert de Functionaris Gegevensbescherming jaarlijks over de toepassing en naleving volgens de AVG van gemeente Hilversum. Ook willen wij de aanbevelingen van de provincie Noord-Holland en de archiefinspecteur Gooi- en Vechtstreek in 2023 verder oppakken en daarmee compliant te worden aan de Archiefwet. 

Dat IT een noodzakelijk onderdeel is in de bedrijfsvoering is een feit. Zeker in een tijdperk waarin hybride werken de norm is, is de digitale werkplek niet meer weg te denken. Het hybride werken staat of valt dus met goede IT. In Hilversum zijn de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet, denk hierbij aan de levering van telefoons, laptops het introduceren van samenwerken in Teams en het uitwisselen van informatie via SharePoint. Maar IT is aan innovatie onderhevig en daarom gaan wij de komende jaren inzetten op het verder vernieuwen van het applicatielandschap én het opleiden van onze mensen om de digitale vaardigheden te vergroten.

Ieder jaar ontvangen alle huishoudens en bedrijven in Hilversum een aanslagbiljet voor de gemeentelijke belastingen. Een groot deel van de gemeentelijke inkomsten komt uit belastingen. Het belastingproces is dan ook een belangrijk proces voor Hilversum. Het proces bestaat onder andere uit een wettelijke taak ten aanzien van de Basis Adresgegevens Gegevens (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Deze basisgegevens van alle gebouwen, percelen etc. vormen de basis voor de aanslagoplegging gemeentelijke belastingen en moeten ten alle tijden goed en volledig te zijn. Vervolgens worden de aanslagen opgelegd, moeten de openstaande saldi worden geïnd en is Hilversum verantwoordelijk voor een tijdige, correcte en volledige afhandelingen van eventuele vragen, bezwaren en beroepen.  

In 2022 heeft zowel het onderzoek van de Waarderingskamer als de interne controle uitgewezen dat kwaliteitsverbeteringen in het belastingproces noodzakelijk zijn. De gegevens moeten worden gecontroleerd, vervolledigd en het proces moet structureel worden verbeterd. Dit is nodig om de kwaliteit op lange termijn te kunnen (blijven) borgen. Hilversum heeft daarom in augustus 2022 een meerjarig plan van aanpak opgesteld welke voorziet in het oplossen van de geconstateerde knelpunten. Met deze optimalisatiewerkzaamheden is een start gemaakt in 2022 en krijgen een vervolg in 2023 en 2024. Dit leidt eveneens tot een aanvullende incidentele financiële impuls in 2023 en 2024.   

Door wetswijziging moet het college van B&W vanaf het boekjaar 2022 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening. Voorheen verstrekte de externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid, maar vanaf heden geven zij alleen nog een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening, aangevuld met de door het college van B&W afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. 
 
Rechtmatigheid is daarmee ook een belangrijk onderdeel geworden in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en het uitvoeren van verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interim controle van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s. 
De accountant is tot op heden zeer positief over de wijze waarop Hilversum haar rechtmatigheidsaspecten monitort. Dit willen wij graag zo houden. In 2023 zetten wij onder andere in op het verder optimaliseren en professionaliseren van onze verbijzonderde interne controles. 

Het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen en de opgaven in de stad brengt kosten met zich mee. Om een eenduidig beeld te vormen over de beleidsresultaten van de gemeente en gemeenten onderling te kunnen vergelijken zijn er een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld door het Rijk. Onderstaande indicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering.